REGLEMENT VAN INWENDIGE ORDE
GEMEENSCHAPSCENTRUM DE KROON BOCHOLT
ALGEMENE BEPALINGEN
Artikel 1:
Het gemeenschapscentrum De Kroon wordt beheerd door het autonoom gemeentebedrijf Bocholt, verder het bedrijf genoemd en door het directiecomité van het autonoom gemeentebedrijf Bocholt, verder het directiecomité genoemd.
Het bedrijf delegeert het dagelijks beheer ervan aan de verantwoordelijke van gemeenschapscentrum de Kroon.
Artikel 2:
De huurprijzen voor gebruik van het gemeenschapscentrum worden afzonderlijk vastgesteld door de raad van bestuur van het AGB Bocholt.
TOEGANG EN GEBRUIK INFRASTRUCTUUR
Artikel 3:
Het gemeentebestuur of het AGB Bocholt kan altijd het gemeenschapscentrum (tijdelijk) sluiten om reden van overmacht, zonder dat om het even wie hiervoor enige schadevergoeding kan vorderen van het AGB Bocholt
Artikel 4:
Fuiven en party’s moeten een schriftelijke aanvraag indienen en kunnen enkel plaatsvinden onder strikte voorwaarden die per activiteit door het directiecomité goedgekeurd worden.
Artikel 5:
Het bedrijf stelt de volgende lokalen ter beschikking: grote zaal met podium, foyer, expressieruimte, danszaal beneden, danszaal boven, kleine zaal, vergaderzalen/muzieklokaal, keuken.
De andere lokalen: balie, burelen, technische ruimten en keuken personeel worden niet verhuurd en zijn niet toegankelijk voor de huurders.
Artikel 6:
Het AGB Bocholt bepaalt de uren en dagen van openstelling
Artikel 7:
Geen vereniging of groepering mag van het gemeenschapscentrum en aanhorigheden
gebruik maken zonder voorafgaandelijke toelating van de verantwoordelijke van gemeenschapscentrum De Kroon (verder de ‘verantwoordelijke’ genoemd) mits naleving van de in deze toelating bepaalde voorwaarden. De verantwoordelijke van het gemeenschapscentrum kan de verleende toelating betreffende het gebruik en/of de terbeschikkingstelling van het gemeenschapscentrum wijzigen. Indien van dit recht gebruik wordt gemaakt, zal vooraf hieromtrent overleg met de betrokken vereniging gepleegd worden.
Artikel 8:
Elke aanvraag om over een bepaalde ruimte binnen het centrum te beschikken moet gericht zijn aan gemeenschapscentrum De Kroon.
Elke aanvraag moet minstens
- Voor vergaderingen, repetities, demonstraties,…: 8 dagen
- Voor grote manifestaties (= gebruik grote zaal) : 2 maanden
op voorhand toekomen bij het gemeenschapscentrum.
Voor grote manifestaties en bij vastlegging van een lessenreeks dient een contract opgemaakt te worden.
Elke betalende activiteit dient door de aanvrager bevestigd te worden binnen de 8 dagen voor vergaderingen, repetities, demonstraties,… of binnen de 14 dagen voor grote manifestaties. Het gemeenschapscentrum stuurt dan de aanvrager een contract dat binnen de 14 dagen ondertekend terug bezorgd dient te worden.
Artikel 9:
Om de voorbereidingen van de activiteiten vlot te laten verlopen dienen de technische fiche en praktische vereisten (meubilair, drank, opbouwperiode,…) minstens 14 dagen voor de activiteit gekend te zijn.
Artikel 10:
De aanvragen worden chronologisch, genummerd en ingeschreven in een agenda.
Artikel 11:
Aanvragen voor privéfeesten (babyborrel, huwelijksfeesten, familiefeesten, ….) krijgen 2 maanden voor de datum van het feest definitieve toezegging. Tot 2 maanden voor datum kunnen erkende Bocholter verenigingen deze datum reserveren voor hun activiteiten.
Artikel 12:
De toezegging geeft recht op:
- het gebruik van de beschreven ruimte. Het gemeenschapscentrum houdt zich het recht voor de voorgeschreven ruimte voor vergaderingen te wijzigen zonder dat deze hierdoor in het gedrang komen, dit om alle ruimten 100 % te benutten
- de voor de aangevraagde activiteit voor handen zijnde meubilering
- verlichting, verwarming en onderhoud
Artikel 13:
Het sluitingsuur is afhankelijk van de afspraken die met het gemeenschapscentrum gemaakt zijn.
Artikel 14:
De opbouwperiode nodig voorafgaande aan een activiteit wordt vastgesteld na overleg met het gemeenschapscentrum
Artikel 15:
De tapinstallatie kan niet gebruikt worden bij huurtarieven ‘zonder uitbating toog’ (cursussen, vergaderingen, tentoonstellingen, repetities,…) . Bij deze activiteiten kan enkel drank bekomen worden via het theatercafé of bij sluitingsdagen van het theatercafé via cafetaria de Kroon.
Artikel 16:
- na gebruik van de tapinstallatie dienen alle glazen gespoeld, afgedroogd en teruggeplaatst te worden;
- porselein en bestek dienen afgewassen teruggeplaatst te worden;
- alle gebruikte tafels dienen ontruimd en afgewassen te worden en teruggeplaatst in het lokaal waar ze gehaald zijn;
- bij gebruik van oven, afwasmachine, of andere keukenapparaten… dienen deze onmiddellijk volledig gereinigd te worden.
Artikel 17:
De huurder duidt een toogverantwoordelijke aan. Deze maakt ook samen met de verantwoordelijke van het gemeenschapscentrum, inventaris voor en na de activiteit.
Deze persoon sluit ook samen met de verantwoordelijke van het gemeenschapscentrum, het gebouw af.
Artikel 18:
Er mag geen groter aantal plaatsen verkocht of gebruikt worden dan het aantal voorziene zitplaatsen.
Volgens verslag brandweer:
- bij gebruik van de grote zaal mogen max. 500 personen toegelaten worden. Wanneer de zaal en de foyer gelijktijdig gebruikt worden, mag het max. bezetting niet hoger zijn dan 700 personen.
- bij gebruik van de grote zaal met tribune mogen max. 300 personen toegelaten worden.
Uitgangen en nooduitgangen en de doorgangen die er naartoe leiden mogen in geen geval versperd zijn tijdens de bezetting van de zaal.
Bij gebruik van tribune mogen er in de gangen links en rechts van de tribune geen obstakels geplaatst worden, gangen moeten volledig vrij blijven.
Het podium mag omwille van de veiligheid niet gebruikt worden als publieksruimte, maar enkel door spelers en deelnemers aan podiumactiviteiten (repetities en opvoeringen als show, theater, toneel, revue,…).
De foyer mag enkel gebruikt worden als verbruikerszaal en tentoonstellingsruimte. De doorgang van de foyer naar alle andere lokalen van GC de Kroon moet hierbij verzekerd blijven.
Artikel 19:
Het is verboden ramen, deuren, muren, panelen, vloeren enz. te benagelen, te beplakken, en/of te beschrijven.
Elke versiering gebeurt enkel na afspraak met het personeel van het gemeenschapscentrum en dient verwijderd te worden onmiddellijk na de activiteit.
Artikel 20:
De noodverlichting mag nooit uitgeschakeld worden.
Artikel 21:
De huurder zal erover waken dat het rookverbod nageleefd wordt overal waar het van kracht
is.
Artikel 22:
Alle binnendeuren zijn branddeuren en mogen in open toestand niet vastgeklemd worden met een houten spie of geblokkeerd worden met een zwaar voorwerp.
Artikel 23:
Indien er een tentoonstelling is opgebouwd in foyer en/of inkomhal is het verboden in deze ruimten iets op te bouwen of te veranderen. Bezoekers van deze tentoonstelling mogen gratis deze ruimten betreden.
Artikel 24:
De huurder verbindt er zich toe:
- de lokalen in een behoorlijke staat achter te laten en elke beschadiging onmiddellijk te melden;
- de andere activiteiten niet te storen;
Artikel 25:
Alle afval dient meegenomen te worden door de inrichter, indien dit niet gebeurt, zal er een kost in rekening gebracht worden (zie huurtarieven).
Artikel 26:
Buitengewone schoonmaak zal aangerekend worden.
Artikel 27:
Behoudens een overeenkomst met het gemeenschapscentrum, moeten onmiddellijk na de voorstelling of na de laatste van een ononderbroken reeks voorstellingen alle kostuums, schermen, geluid- en lichtapparatuur en andere voorwerpen die niet tot het patrimonium van het gemeenschapscentrum behoren, verwijderd worden.
Artikel 28:
De huurder is verplicht te zorgen voor eigen personeel en verantwoordelijken die instaan voor controle op de in dit reglement omschreven regels en goede gang van zaken binnen het gebouw.
De verantwoordelijken die instaan voor de controle moeten meerderjarig zijn en rekening houden met de andere activiteiten in het gemeenschapscentrum. Daartoe volgen zij de richtlijnen opgegeven door het personeel van het gemeenschapscentrum.
Deze verantwoordelijke dient zich voor en na de activiteit aan te melden bij de verantwoordelijke van het gemeenschapscentrum en moet beschikbaar zijn tijdens de activiteit.
SCHADE EN VERZEKERINGEN
Artikel 29:
De huurder is steeds verantwoordelijk voor aangebrachte schade aan het gebouw, evenzo voor aangebrachte schade aan en diefstal van inboedel zowel door hemzelf, zijn aangestelde als door deelnemers aangebracht (ook als deze schade wordt aangebracht tijdens de opbouwperiode).
Artikel 30:
Het gemeentebestuur, noch het AGB Bocholt, noch het gemeenschapscentrum kunnen aansprakelijk gesteld worden voor diefstal en beschadiging van materiaal, dat toebehoort aan de huurder.
Ze zijn ook niet verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen.
De burgerlijke aansprakelijkheid van lokale verenigingen t.o.v. derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van het AGB.
Artikel 31:
De gemeente/het AGB staat in voor de verzekering van de gehele accommodatie, met name de gebouwen, voor hun volle waarde in een brandpolis tegen brand, storm, hagel, ijs- en sneeuwdruk, natuurrampen, waterschade, glasbreuk, daden van vandalisme of kwaad opzet, rechtsbijstand en met een afstand van verhaal op de huurders. Wanneer de huurder aansprakelijk is voor een schadegeval in het kader van één van de voormelde risico’s staat de huurder in voor vergoeding van het vrijstellingsbedrag voorzien in de algemene voorwaarden van de bestaande brandpolis.
De afstand van verhaal (niet in geval van kwaad opzet) opgenomen in de polis geldt enkel voor de daarin opgenomen risico’s en niet voor alle andere schade. Zo zijn ook de goederen van de huurder die hij zelf meebrengt niet verzekerd door deze polis.
De huurder is verplicht om een algemene verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid te hebben.
Wanneer een huurder ook de schade die door één van haar leden of bezoekers wordt veroorzaakt en die niet gedekt is door de hogervermelde brandpolis met afstand van verhaal, wil verzekeren, dan dient ze bij haar eigen verzekeringsmaatschappij hiervoor een speficieke verzekering af te sluiten.
Artikel 32:
Bij huren van het lokaal voor tentoonstellingen dient de huurder in te staan voor de verzekering van de tentoongestelde voorwerpen en wel met een verzekeringspolis “van nagel tot nagel” d.w.z. alle risico van brand, diefstal en beschadiging.
VERBRUIKSGOEDEREN
Artikel 33:
Alle bieren, frisdranken, waters, chips, chocolade enz. die gebruikt worden bij alle activiteiten dienen aangekocht te worden in het gemeenschapscentrum aan de prijs, bepaald door het AGB Bocholt.
Er kan een boete van €1.000,00 aangerekend worden bij verbruik van dranken en snoepgoed die niet in het gemeenschapscentrum aangekocht zijn plus verbeurd verklaring van deze goederen.
Voor door gebruikers meegebrachte dranken (wijnen e.a.) zal een stopgeld moeten betaald worden. Voor gratis verkregen dranken zal tapgeld betaald dienen te worden.
Indien men eetwaren verkoopt zoals soep, ijs, hotdog, belegde broodjes, friet,… zal eveneens een supplement op de huurprijs betaald worden. Zie tarieven.
Artikel 34:
Bij verkoop, verbruik van eetwaren (behalve snoepgoed), dient de keuken gehuurd te worden
Alvorens de keuken gebruikt wordt is de huurder verplicht:
- samen met een personeelslid van het gemeenschapscentrum een inventaris te maken van het beschikbare materiaal;
- de werking van alle keukenapparaten te leren kennen.
- te controleren of alle apparaten in de keuken in goede staat zijn op het ogenblik van de ingebruikname. Indien sommige stukken na gebruik van de keuken, ofwel verdwenen, stuk of beschadigd zijn, zal de huurder van de keuken verantwoordelijk gesteld worden. Hij dient de prijs van de dag te betalen.
- Er is een totaalverbod voor het werken met flessen gas. Extra apparatuur zoals opwarmingselementen, frietketels, bordenopwarmers, … die op gas werken zijn verboden (ook gasbekkens zijn verboden). Enkel elektrische apparaten zijn toegelaten.
FACTURATIE EN TAKSEN
Artikel 35:
Na elke betalende activiteit ontvangt de gebruiker een factuur. Deze factuur (huur en verbruik) dient 30 dagen na ontvangst betaald te worden. Voor private en commerciële activiteiten dient de volledige huurprijs 2 maanden voor aanvang datum van de activiteit betaald te worden (bij afsluiten van contract)
Indien toegestuurde facturen niet tijdig betaald worden, wordt elk toekomstig initiatief ontzegd.
Het gemeenschapscentrum moet tijdig in kennis gesteld worden van gehele of gedeeltelijke annulering van het contract. Tijdig wil zeggen 1 maand voor grote activiteiten en 3 dagen voor vergaderingen, repetities,… (tenzij in gevallen van overmacht).
Bij laattijdige of niet annulering dient de volledige huurprijs betaald te worden.
Artikel 36:
Elke huurder verbindt er zich toe te zullen voldoen aan de voorschriften inzake gemeentelijke en provinciale taksen op vertoningen en vermakelijkheden, inzake SABAM en inzake de politiereglementen (leeftijdsgrens). De billijke vergoeding is geregeld door het gemeenschapscentrum met uitzondering van activiteiten met dans. Hiervoor dient de initiatiefnemer de bijkomende vergoeding voor zijn rekening te nemen.
AFSLUITENDE BEPALINGEN
Artikel 37:
De verantwoordelijke en alle personeelsleden van het gemeenschapscentrum, hebben te alle tijde het recht toezicht uit te oefenen in de accommodaties van het centrum.
Zij hebben eveneens recht uit het gebouw te verwijderen of te doen verwijderen, eventueel door tussenkomst van politie, de personen die zich onbetamelijk of onzedig gedragen of de bevelen niet opvolgen.
Artikel 38:
De leden van de vereniging die de accommodatie huurt, evenals privé personen, dienen zich strikt te houden aan dit reglement.
Dit reglement ligt ter inzage in het gemeenschapscentrum en op de zetel van het AGB Bocholt.
Bij niet naleving van dit reglement kan het directiecomité een vereniging of individu voor een bepaalde periode uitsluiten van het gebruik van het gemeenschapscentrum. De definitieve uitsluiting kan alleen beslist worden door de raad van bestuur van het AGB Bocholt.
Artikel 39:
De huurder zal op elke gevoerde publiciteit vermelden : “GC DE KROON Bocholt (Kaulille)”
Artikel 40:
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, worden de voorwaarden door het directiecomité van het AGB nader bepaald.